La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali raccolti mediante il portale whistleblowing (di seguito, il “Portale”) che la società Epiù S.r.l., quale titolare del trattamento, (di seguito la “Società” o il “Titolare”) ha messo a disposizione di coloro (dipendenti o assimilati, tirocinanti, apicali, fornitori, liberi professionisti e consulenti ecc.) che intendono effettuare, secondo quanto previsto dalla procedura whistleblowing e dal D. Lgs. 24/2023 e Linee Guida Anac (di seguito, la “Procedura Whistleblowing”), una segnalazione (di seguito anche “Segnalazione”) di condotte illecite o di violazioni, come indicate nella prima pagina del form del portale.

Sono riservate al segnalante in buona fede tutte le tutele previste da legge al fine di garantirne la protezione ed evitare che subisca conseguenze dannose (ad es. ritorsioni) a seguito della segnalazione.

La Società ha affidato ad un Organismo esterno la gestione delle segnalazioni, per garantirti riservatezza ed imparzialità nella gestione della segnalazione. L’organismo di gestione delle segnalazioni e la Società fornitrice del portale sono stati nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 Reg. UE 679/2016 (“GDPR”).

Qualora venga effettuata una Segnalazione, le informazioni trattate comprendono i dati personali del soggetto segnalante (di seguito anche “Segnalante”) quali, il nome, il cognome, i dati di contatto nonché le informazioni contenute nella Segnalazione, ivi inclusi i dati personali del/dei soggetto/i segnalato/i, quali, ad esempio, nome e cognome, ruolo aziendale (di seguito anche “Dati personali”). La Segnalazione non dovrà contenere toni ingiuriosi o contenere offese personali volte unicamente a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti. Il Segnalante resta, in ogni caso, personalmente responsabile dell’eventuale contenuto diffamatorio nelle segnalazioni.

  1. I Suoi Dati personali saranno trattati per finalità connesse alla gestione e verifica della Segnalazione e per garantire un’adeguata applicazione della Procedura Whistleblowing. Presupposto per il trattamento è l’adempimento di un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare ex art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR oltre il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare ex art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR di accertare la veridicità della Segnalazione e svolgere ogni attività necessaria alla gestione della stessa. Il conferimento dei Dati personali del Segnalante è facoltativo; infatti, sulla base della Procedura Whistleblowing adottata dalla Società, il Segnalante ha la facoltà di rimanere anonimo. Non è inoltre obbligatorio indicare i Dati personali del/dei soggetto/i segnalato/i. Se del caso, non verrà compromessa l’attività di indagine posta in essere a seguito della Segnalazione.
  2. I Suoi Dati personali potrebbero essere trattati per finalità connesse ad (eventuali) esigenze di difesa dei diritti nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di controversie sorte in relazione alla Segnalazione effettuata. Inoltre, i Suoi Dati personali potranno essere trattati dalla Società per agire in giudizio o per avanzare pretese nei confronti Suoi o di terze parti. Presupposto per il trattamento è il legittimo interesse della Società ex art. 6, primo comma, lett. f) del GDPR alla tutela dei propri diritti. In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati Personali raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati personali sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra la finalità sub A. e la presente ulteriore finalità).

La Segnalazione non dovrà contenere fatti non rilevanti ai fini della stessa, né categorie particolari di dati personali, di cui all’art. 9 del GDPR (di seguito anche “Categorie particolari di dati”, cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni filosofiche e religiose, l’adesione a partiti o sindacati, nonché lo stato di salute la vita sessuale o l’orientamento sessuale), salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stessa. In tal caso il trattamento è svolto in quanto necessario ex art. 9, secondo par.2, lett. f) del GDPR.

Il trattamento dei Suoi Dati personali sarà svolto secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità informatiche. Sono state adottate delle misure informatiche, organizzative e fisiche idonee a prevenire i rischi legati al trattamento dati, quali la perdita, l’accesso non autorizzato, l’uso illecito e la diffusione. I Dati personali e le segnalazioni saranno conservati per 5 anni dalla data di chiusura della Segnalazione, salvo che non sia necessario aumentare il termine per finalità correlate alla gestione di controversie.

Trascorsi i tempi di conservazione sopra indicati, le Segnalazioni potranno essere conservate solo in forma anonima, a fini statistici.

Salvo l’espletamento delle indagini eventualmente avviate a seguito della Sua Segnalazione, nonché l’adempimento di obblighi derivanti dalla legge, i Dati personali da Lei conferiti non saranno oggetto di alcuna comunicazione e/o diffusione. I Dati personali potranno essere condivisi con i consulenti legali e con l’Autorità Giudiziaria, secondo le modalità previste dalla vigente normativa in materia di whistleblowing.

Come previsto dal GDPR, spettano all’interessato i seguenti diritti: opposizione al trattamento; accesso; cancellazione; correzione; limitazione; portabilità; inviare reclamo all’Autorità Garante per la privacy utilizzando i riferimenti disponibili sul sito internet www.garanteprivacy.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie. Per esercitare i sopra citati diritti potrà inviare una mail all’indirizzo odv@scuadra.it.

 

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